Anläggnings­register och en gemensam struktur för information

För att kunna byta ut gamla eller trasiga produkter på ett effektivt sätt behöver du veta vad det är för produkt du ska ersätta. Då är det viktigt med anläggningsregister. Trafikkontoret i Stockholm stad ville hitta ett sätt att göra arbetet med sina anläggningsregister mer strukturerat och arbetade under flera år med att ta fram vad de menar kan vara en ny gemensam struktur för branschen. De lanserade även en ny tjänst våren 2019 med förhoppningen att fler ska vilja vara med och öka nyttan.

Så började tanken kring anläggningsregister

På trafikkontoret i Stockholm stad registrerades alla artiklar i kommunens anläggningar i ett anläggningsregister. Information om tusentals artiklar, och kartor över placeringar av exempelvis stolpar, linspann, armaturer och kopplingscentraler. De upplevde dock att det systemet hade en hel del brister och begränsningar. Bland annat fanns det inte tillräckligt med information i systemet för att kunna utläsa exakt vilken produkt de behövde ersätta den gamla med, vilket gjorde att det fortfarande innebar mycket arbete för att identifiera gammalt material när det skulle bytas ut.

Eftersom det inte fanns någon standarduppsättning data eller något standardiserat sätt att jobba med detta i branschen så fick de väldigt varierande mängd med information från sina leverantörer, och säljarna fick försöka komplettera i efterhand. Därmed började funderingarna kring hur de skulle kunna göra istället. Gick det att göra detta arbete mer strukturerat?

Nyttan med ett register

Innan vi fördjupar oss i arbetet med den gemensamma strukturen kan vi börja med att prata om själva anläggningsregistrets vara eller icke vara. Anders Hedlund från Trafikkontoret menar att alla har nytta av att ha korrekt information. Finns inte komplett information gällande anläggningen blir det dyrt att sköta och underhålla den över tid.

– Så fort du inte har komplett information ökar risken för misstag som grundar sig i oförstånd, eller i värsta fall okunskap, säger Anders.

Han menar att alla inte har kapacitet att kunna allting om allting, och arbetar kommunen då med konsulter – som hjälper till med exempelvis projektering och att ta fram produkter som passar – så är det viktigt att denna information bevaras. På så sätt kan de byta ut till rätt produkter den dagen en armatur eller belysningsstolpe behöver bytas ut, så att gatan blir belyst på samma sätt, med samma spridning etc.

Början på ett gemensamt arbetssätt

Efter att ha ställt sig frågan om det gick att strukturera upp arbetet med anläggningsregistret började Trafikkontoret med att gå igenom sitt redan befintliga register. De ställde sig frågan om de behövde veta allt som fanns i registret, och vad som saknades. Sedan funderade de på hur andra inom branschen gjorde. Fanns det några gemensamma idéer kring hur detta bör ske?

De bjöd in fler aktörer i branschen för att fundera kring hur de tillsammans skulle kunna skapa ett gemensamt arbetssätt – en standard – så att alla vet vad som ska ingå vid en leverans. De insåg då att det inte bara är köparna som behöver informationen om produkterna, utan alla som beställer och hanterar belysningsmateriel. Och de insåg även att artikelinformationen bara är en del av leveransen av produkter.

I och med den insikten började de se på hur andra branscher hanterar problemet, och de kontaktade till slut de som skapat standarden GS1 för dagligvaruhandeln. GS1 blev basen för den logistiska informationen i den nya standard som togs fram, och utöver detta användes även standarden ETIM som bas för artikelinformationen.

– Eftersom att elbranschen redan använder ETIM slapp vi uppfinna hjulet igen, och så är användarna redan vana med den, förklarar Anders.

Den nya standarden släpptes i slutet av 2016.

Tjänsten BrightPoint ser dagens ljus

Efter att ha tagit fram en ny standard för artikelhanteringen fortsatte arbetet med den under 2017. Sedan tog Trafikkontoret beslutet att ta fram en tjänst för att kunna realisera detta. Det gjordes en upphandling av tjänsten på initialt två år.

– Vi ville komma igång och lära oss, samt att vi då kunde se vad som fungerade och vad som behövde utvecklas vidare, förklarar Anders.

I februari 2019 lanserades informationstjänsten BrightPoint från Pinestone AB fullt ut, och leverantörer till Trafikkontoret bjöds in för att registrera sig i tjänsten. Tanken är att tjänsten på sikt ska gå att använda globalt, och att brukare och leverantörer av information alla ska kunna ha nytta av registret.

– Vi vill komma så nära källan som möjligt för att på så sätt kunna minimera fel, och stressen det innebär att leta rätt på korrekt information, förklarar Anders.

I och med att belysningsstolpar blir mer och mer specialanpassade krävs det mer för att identifiera stolpens egenskaper i dag än för några år sedan. Och det är en enorm utveckling inom många områden, vilket medför att det hela tiden är nya egenskaper som behöver tas hänsyn till. Används ett gemensamt system kan leverantören själv avgöra vad som är viktigt och lägga in de data som är aktuella för produkten utifrån de standarder som de följer. Sedan väljer den som ska använda informationen vilken data de behöver. Trafikkontoret har exempelvis valt ut vissa data som automatiskt ska sparas ner till deras eget anläggningsregister. Behöver de sedan mer detaljerade uppgifter ligger dessa i tjänsten.

– På så sätt har alla brukare av information samma data om produkterna, förklarar Anders. Den stora vinsten kommer när alla jobbar på samma sätt. Förvirringen och kostnaderna minskar, effektiviteten ökar och alla blir glada!

Unika artikelnummer

Egentligen skulle det räcka med att endast artikelnumret på produkten sparades – om det var så att det skulle vara identifierbart och unikt i all framtid.

– E-nummer är en lokal idé om att grossister ska numrera produkter utifrån sin katalogstruktur, men vi har tidigare upplevt problem med att de inte är eviga, förklarar Anders.

På Moramast använder vi E-nummer som artikelnummer på våra standardprodukter, och alla artikelnummer och produkter sparas i systemet – även efter att produkten utgått. Men det är inte alltid det hanteras på det sättet, och ibland sker uppköp eller konkurser som gör att artikelnummer försvinner, menar Anders.

GS1 innehåller en artikelnumrering som är unik och global. Den kallas GTIN, Global Trade Item Number, och får bara användas till just den artikeln vilket möjliggör identifiering över tid.

– Det går även att föra över GTIN till en streckkod, men det är bara ett sätt för att göra inläsningen automatiserad, säger Anders. Det är artikelnumret som är det unika.

Var med och påverka

Anders poängterar att det inte går att göra allting perfekt på en gång. Den tjänst som lanserades 2019 utvecklas konstant, och du som användare kan vara med och påverka genom att gå med i användargruppen. Standarderna som den baseras på (GS1 och ETIM) är även de användardrivna, så intresserade kan vara delaktiga i att utveckla dem enligt sina önskemål.

I användargruppen som arbetar med BrightPoint ingår även arbete med GS1, standarden för belysningsartiklar. Från början kommer möten ske hos Trafikkontoret, och är du intresserad av att deltaga så är du välkommen att vända dig till Anders (se kontaktuppgifter nedan).

– Vi ser gärna att så många som möjligt är med, oavsett om du är brukare eller leverantör av information, säger Anders. Ingen är utesluten, vi vill göra detta bra för alla parter.